La función de compras es una actividad clave para muchas empresas. Crear un departamento de compras especÃfico en su empresa puede reportarle importantes ahorros por las sinergias que se generan dentro de la organización, y por el valor añadido que aportan. Durante una reunión organizada por la consultora de gestión de costes empresariales Lowendalmasaï, varias compañÃas que cuentan con departamentos de compras en sus organigramas reflexionaron sobre los desafÃos que se presentan durante su funcionamiento. Son las siguientes:
- Apoyo del director general. Las decisiones del departamento de compras no siempre son las más populares entre la plantilla y los distintos departamentos de una empresa. Por ello, para que sus decisiones cuenten con la máxima legitimidad frente a estas resistencias al cambio, resulta indispensable que cuenten con el máximo respaldo de la Dirección General.
- Diga no a la excesiva centralización. Si su empresa centraliza demasiado las decisiones en el departamento de compras es posible que finalmente “lo barato salga caro”. Por ejemplo, en compañÃas implantadas en diferentes lugares es posible obtener mejores tarifas negociando con proveedores locales.
- Coordinación para las compras indirectas. Las compras indirectas (por ejemplo, viajes, servicios creativos para el departamento de marketing, consumibles de oficina, etc.) implican que el departamento de compras deba interactuar con un gran número de interlocutores. Lo importante en estos casos será valorar caso por caso qué compras deban ser realizadas a través del departamento de compras y aquellas otras que pueden realizarse por los usuarios de los productos o servicios, sin que eso signifique una pérdida de control por parte del departamento de compras.
- Criterios de evaluación. No valore sólo el ahorro total respecto del presupuesto o la satisfacción del resto de sus trabajadores con las adquisiciones realizadas por el departamento de compras. Analizar otros indicadores le puede aportar información estratégica sobre posibles acciones para flexibilizar aún más los costes y con mejores resultados. Algunos de ellos pueden ser el uso del departamento de compras, es decir, el volumen de gasto que pasa por él y el que no. También puede serle útil conocer el tiempo que transcurre entre la declaración de la necesidad de un producto o servicio y la remisión del pedido al departamento que lo ha solicitado. No obstante, en ocasiones resulta difÃcil para las empresas realizar este esfuerzo de análisis, con lo cual puede resultar más rentable externalizar estas funciones.
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