Los costes de los viajes de trabajo son una partida de gastos significativa para la gran mayoría de empresas (a los costes de los billetes de avión, tren, coche de alquiler… hay que sumarles los correspondientes a comida, alojamiento…). La crisis económica es un buen momento para replantearse si la política de viajes es la adecuada y, si no lo es, si es posible introducir medidas correctoras para reducir costes. Tenga en cuenta estos principios: 1) evalúe cada uno de los viajes de sus empleados (¿son estrictamente necesarios?, ¿puede sustituirse el desplazamiento por otra alternativa: una videoconferencia, teleconferencia o un sistema de telepresencia, por ejemplo?, 2) sopese la opción de implantar la política del “low cost” en todos los niveles (tanto para directivos como para el resto de empleados). Esto se traduce tanto en contratar vuelos de compañías “low cost” como en sustituir los billetes de clase business por turista (los directivos de las empresas deben predicar con el ejemplo y demostrar que, en tiempos de crisis, son los primeros en “ajustarse el cinturón” y 3) evalúe si es necesario instaurar un sistema centralizado de petición previa de cada viaje para todos los trabajadores, incluidos los comerciales (obligar a cada empleado a pedir una autorización previa, con una estimación de gastos, cada vez que vaya a hacer un viaje de trabajo).
En tiempos de crisis los clientes son, en general, más reticentes a comprar, por lo que usted tiene que desarrollar estrategias que hagan que los compradores perciban aún más valor añadido en los productos y servicios que usted les ofrece. Si logra que los clientes perciban ese plus de valor que usted les aporta aumentará su lealtad y puede que con ello atraiga de paso a nuevos compradores. Además ese aprendizaje será muy valioso para aplicarlo a nuevos productos y técnicas de ventas cuando la situación económica mejore.
Su empresa tiene la opción de reducir gastos en partidas que son fáciles de recortar y que son prácticamente imperceptibles para sus clientes. Por ejemplo, rebajar el gramaje del papel que utiliza para sus envíos promocionales, publicaciones internas o externas, folletos…; sustituir las bolsas de cartón (más caras y que ocupan más espacio) por unas de plástico, disminuir el importe que destina a los regalos promocionales que da a sus clientes o proveedores (con rebajar un euro el precio de cada regalo ya obtendrá ahorros considerables)… Por poner un ejemplo ilustrativo que se estudia en escuelas de negocio de todo el mundo, la compañía aérea American Airlines 1987 consiguió ahorrarse 40.000 dólares al año sólo con quitar una aceituna de las ensaladas que se servían en primera clase.
Los gastos de representación (sobre todo en el caso de las comidas con clientes y proveedores) son una partida muy importante en las cuentas de cualquier empresa, sobre todo en el caso de los comerciales. Recortar este gasto es sencillo y, en estos tiempos en que todo el mundo comprende la situación económica actual, no tiene ningún efecto negativo sobre los clientes. Establezca una política clara sobre este tipo de gastos (en qué casos, cuál es el motivo y el objetivo de la comida, elección de sitio…), compare ofertas de distintos restaurantes, plantéese otras opciones como cambiar una comida por un desayuno de trabajo o por un servicio de catering en su oficina…
Dentro de su paquete de medidas para incentivar sus ventas, Carrefour se ha centrado en el público familiar, creando una promoción especial bajo el lema “1 euro al día x 4 personas durante 7 días = 28 euros”. Concretamente, ofrece una amplia lista de productos, perfectamente identificados en los lineales de sus supermercados, para confeccionar un menú familiar semanal por sólo 28 euros (para una familia media compuesta por dos adultos y dos niños). En definitiva, se trata de atraer a un público objetivo especialmente afectado por la crisis (las familias) y transmitirles el mensaje de que la compañía se preocupa por ellas y por la situación de su economía doméstica, adecuando sus promociones, productos y servicios a sus necesidades.
Todas las empresas utilizan de forma más o menos frecuente los servicios de mensajería y está demostrado que racionalizar este gasto se nota de manera casi inmediata en la cuenta de resultados. Lo primero que debe analizar es qué tipo de envíos se hacen a través de mensajería y plantearse estas tres preguntas: 1) ¿es realmente necesario utilizar un servicio de mensajería?, 2) si lo es, ¿ha comparado distintas ofertas de los múltiples proveedores que operan en este mercado? y 3) ¿es posible escoger, entre los servicios que ofrecen las empresas de mensajería uno de 48 horas en vez de un servicio en el día, que es mucho más costoso?
Además, haga un estudio entre los distintos departamentos de la compañía para ver en cuáles de ellos se utiliza más el servicio, de qué modo lo hacen y para qué tipo de documentos. En muchos casos, se llama a la mensajería porque “los envíos siempre se han hecho de esta forma”, sin plantearse que no es necesario porque no hay una razón de urgencia que lo justifique. En función del tamaño de su empresa, plantéese si es conveniente que cada servicio sea autorizado por una persona encargada de ello (del departamento de administración, por ejemplo) o encargue a una persona de cada uno de los departamentos que se ocupe de ello.
